Als zzp’er vraag je je misschien af: wat moet er op een factuur staan zzp? Een factuur moet voldoen aan wettelijke eisen, zoals een uniek factuurnummer en de juiste btw-gegevens.
Dit artikel helpt je stap voor stap om een professionele factuur te maken die juridisch klopt. Lees verder en ontdek alle details!
Belangrijkste inzicht
Als zzp’er is een nauwkeurige en efficiënte administratie cruciaal om tijd te besparen en fouten te minimaliseren. Met Moss kun je niet alleen zorgen voor geautomatiseerde crediteurenbeheer en nauwkeurige boekhoudgegevens, maar ook jouw factuurproces stroomlijnen door gebruik te maken van AI en OCR-technologie. Hierdoor hou je volledige controle over jouw financiën en voorkom je tijdrovende administratieve rompslomp.
Samenvatting
- Vermeld altijd jouw bedrijfsnaam, KvK-nummer, adres en btw-nummer op de factuur. Gebruik een uniek factuurnummer en duidelijke factuurdatum.
- Zorg voor een heldere omschrijving van geleverde diensten of producten met hoeveelheid en leveringsdatum. Dit voorkomt onduidelijkheden.
- Geef het bedrag exclusief btw, het btw-tarief en btw-bedrag duidelijk weer. Voeg ook het totaalbedrag inclusief btw toe.
- Digitale facturen besparen tijd, kosten en papier. Gebruik tools zoals MoneyMonk of e-Boekhouden.nl om sneller te werken en fouten te verminderen.
- Bewaar alle facturen minimaal 7 jaar volgens de wettelijke bewaarplicht. Voor onroerende goederen geldt een bewaartermijn van 10 jaar.
Wettelijke vereisten voor een factuur als zzp’er
Een professionele factuur voldoet aan belangrijke wettelijke eisen. Zorg dat alle verplichte gegevens duidelijk en correct vermeld staan.
Naam en adres van uzelf en de klant
Vermeld altijd je volledige naam en adres op de factuur. Gebruik de handelsnaam zoals geregistreerd bij de KvK. Een postbusnummer is niet toegestaan; alleen een vestigingsadres voldoet aan de eisen.
Zorg dat ook de juridische naam en het adres van je klant op de factuur staan. Dit geldt zowel voor ondernemers als particulieren. Voeg nooit een postbus toe, want dit is niet wettelijk correct.
Het correcte gebruik van namen en adressen voorkomt fouten en zorgt voor een professionele factuur.
KvK-nummer en btw-nummer
Na het vermelden van de juiste naam en adresgegevens, moet jouw factuur ook voldoen aan registratie-eisen. Je KvK-nummer is verplicht, omdat dit jouw onderneming officieel identificeert.
Dit geldt zowel voor papieren facturen als elektronische facturen. Zorg ervoor dat dit nummer duidelijk zichtbaar is op de factuur.
Het btw-nummer mag niet ontbreken. Als je diensten levert binnen de EU, moet je ook het btw-nummer van de klant vermelden voor btw-verlegging. Bijvoorbeeld bij een zakelijke transactie met een Duitse klant.
Controleer altijd of het btw-nummer van de klant klopt via online tools, zoals de VIES-website. Dit voorkomt fouten in je zzp administratie en voldoet aan de wettelijke eisen.
Factuurnummer en factuurdatum
Gebruik een uniek en opvolgend factuurnummer, zoals 2023001 of 2023002. Dit helpt je om de zzp administratie overzichtelijk te houden. Kies een logische nummering die je makkelijk kunt bijhouden.
Zorg dat elk factuurnummer maar één keer wordt gebruikt.
Vermeld de factuurdatum duidelijk op de factuur. Deze mag niet later zijn dan de 15e dag van de maand na de levering. Een digitale factuur moet je bijvoorbeeld versturen met een datum die overeenkomt met de dag van aanmaak of verstrekking.
Beschrijving van geleverde diensten of goederen
Factuurnummer en factuurdatum maken je factuur overzichtelijk; daarna volgt een duidelijke beschrijving van je diensten of producten. Je vermeldt alle geleverde diensten of goederen inclusief het aantal.
Zorg dat elke dienst of elk product specifiek benoemd wordt. Bijvoorbeeld: “Webdesign voor bedrijfswebsite – 10 uur” of “Levering papieren factuur – 50 stuks.”.
Geef ook de leveringsdatum en hoeveelheden op. Bijvoorbeeld, voor zzp’ers in administratie kun je noteren: “Consultingdienst geleverd op 12-10-2023.” Deze details maken de factuur niet alleen professioneel, maar voldoen ook aan de eisen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Een heldere omschrijving voorkomt verwarring en discussie over betalingen.
Bedrag exclusief btw, btw-tarief, en btw-bedrag
Vermeld altijd het bedrag exclusief btw op je professionele factuur. Specificeer daarnaast het btw-tarief dat van toepassing is, bijvoorbeeld 21% of 9%. Bereken het btw-bedrag in euro’s en zet dit duidelijk apart.
Gebruik hierbij standaard tarieven tenzij er uitzonderingen gelden.
Voeg tot slot het totaalbedrag inclusief btw toe. Laat de klant precies zien wat ze moeten betalen. Dit maakt je zzp administratie overzichtelijker en voorkomt onduidelijkheden. Bij digitaal factureren kun je eenvoudig deze details automatisch laten berekenen.
Verschil tussen factuur aan een ondernemer en een particulier
Een factuur aan een ondernemer vereist een btw-nummer van de klant, vooral bij EU-transacties door btw-verlegging. Bij een particulier is dit niet nodig. Je vermeldt wel het btw-tarief en -bedrag op beide soorten facturen.
De verjaringstermijnen verschillen ook. Voor zakelijke klanten geldt een termijn van 5 jaar. Voor particuliere klanten is dit 2 jaar bij producten en 5 jaar bij diensten of reizen.
Zorg dat je zzp administratie hier rekening mee houdt.
Papieren factuur versus digitale factuur
Papieren facturen blijven populair bij sommige zelfstandigen zonder personeel. Toch biedt een digitale factuur veel voordelen. Met digitaal factureren bespaar je papier, tijd én geld.
Elektronisch factureren is bovendien verplicht bij transacties met de Rijksoverheid. Gebruik hiervoor boekhoudsoftware of een leveranciersportaal. Een PDF-factuur telt in deze gevallen niet als elektronische factuur.
Controleer dus goed wat jouw situatie vereist.
Digitale facturen maken je zzp administratie efficiënter en overzichtelijker. Software zoals MijnFactuurProgramma.nl helpt je hierbij. Kies je voor een papieren factuur, dan moet je deze handmatig opstellen en versturen.
Dat vertraagt het proces en vergroot de kans op fouten. Online facturen bieden daarentegen snellere verwerking en directe opslag in jouw systeem.
Betaalvoorwaarden en betalingstermijn
Stel duidelijke betaalvoorwaarden op om misverstanden te voorkomen. Geef aan binnen welke termijn de klant moet betalen. Wettelijk geldt een betalingstermijn van 30 dagen, maar de gemiddelde termijn ligt op 42 dagen.
Maximaal mag je 60 dagen afspreken, tenzij uitzonderingen gelden. Vermeld deze afspraken zichtbaar op je professionele factuur.
Versnel betalingen door een betaallink toe te voegen. Klanten kunnen daarmee makkelijk online betalen. Dit is handig bij digitaal factureren en verhoogt de kans op snelle betaling.
Elektronisch factureren maakt jouw zzp-administratie overzichtelijker.
Bewaarplicht voor facturen
Als zzp’er moet je facturen zeven jaar bewaren voor je reguliere administratie. Voor onroerende goederen geldt een bewaartermijn van tien jaar. Deze bewaarplicht is verplicht volgens de Belastingdienst.
Zorg dat je zowel papieren facturen als digitale facturen ordelijk opslaat. Dit helpt bij controle en voorkomt boetes.
Houd ook rekening met privacyregels zoals de AVG. Bewaar geen gegevens langer dan noodzakelijk. Informeer je klanten duidelijk over hoe lang hun gegevens worden bewaard. Gebruik digitaal factureren om eenvoudig overzicht te houden in je zzp administratie.
Digitale tools maken het opslaan en terugvinden van online facturen makkelijker en sneller. Lees verder over de voordelen van digitaal factureren in het volgende onderdeel.
Voordelen van digitale facturatie en hoe een PDF-factuur te maken
Digitale facturatie biedt veel voordelen voor jouw zzp administratie. Het is snel, eenvoudig en goed voor een professionele uitstraling.
- Verhoog de efficiëntie in je administratie door digitaal factureren. Gebruik tools zoals MoneyMonk of e-Boekhouden.nl om tot 80% sneller te werken.
- Verminder fouten met online facturen. Dit voorkomt problemen met verkeerde bedragen of ontbrekende gegevens.
- Bespaar kosten door minder papier en post te gebruiken. Digitale facturen verzend je direct per e-mail als PDF-factuur.
- Bewaar jouw documenten veilig in de cloud. MijnFactuurProgramma.nl biedt veilige opslag en 24/7 toegang tot je facturen.
- Voldoe aan wettelijke eisen gemakkelijk elektronisch met een juridische naam, btw-nummer en KvK-nummer op elke factuur.
- Maak overal een PDF-factuur via gratis software of programma’s die ZZP Nederland-leden 15 maanden gratis aanbieden.
- Hanteer self billing eenvoudiger bij klanten die dit vereisen, door standaard processen in digitale systemen.
Conclusie
Een professionele factuur opstellen is eenvoudiger dan het lijkt. Zorg dat je alle verplichte gegevens, zoals jouw bedrijfsnaam, KvK-nummer en btw-nummer, vermeldt. Gebruik een duidelijke structuur om fouten te voorkomen en tijd te besparen.
Denk na over digitaal factureren voor efficiëntie in je zzp-administratie. Begin vandaag nog met het verbeteren van jouw facturatieproces!
Veelgestelde Vragen
1. Wat moet er op een professionele factuur staan als zzp’er?
Een professionele factuur moet de juridische naam van je bedrijf, je KvK-nummer, btw-nummer, factuurnummer, factuurdatum en betaaltermijn bevatten. Ook moet je het bedrag exclusief en inclusief btw vermelden.
2. Mag ik digitaal factureren als zelfstandige zonder personeel?
Ja, je mag digitaal factureren. Een digitale factuur is wettelijk toegestaan zolang deze voldoet aan de wettelijke eisen, zoals duidelijke gegevens en een overzichtelijke opmaak.
3. Hoe lang moet ik mijn online facturen bewaren in mijn zzp-administratie?
Je moet je facturen, zowel papieren als digitale, minimaal zeven jaar bewaren. Dit geldt voor alle zzp’ers volgens de Belastingdienst.
4. Wat gebeurt er als een factuur verjaart?
Als een factuur verjaart, kun je het openstaande bedrag niet meer opeisen. Voor zakelijke facturen geldt meestal een verjaringstermijn van vijf jaar.
5. Kan ik elektronisch factureren bij een abonnement?
Ja, elektronisch factureren is handig voor abonnementen. Het maakt het proces sneller en overzichtelijker voor zowel jou als je klant.
