Vraag je je af of een factuur aan particulier verplicht is? Vaak hoeft dit niet, maar er zijn belangrijke uitzonderingen. In deze blog leg ik precies uit wanneer je een factuur moet sturen en wat de regels zijn.
Lees verder om verrassende feiten en handige tips te ontdekken!
Belangrijkste inzicht
Als ondernemer wil je natuurlijk boetes en problemen met de Belastingdienst voorkomen door altijd op tijd en correct te factureren. Moss biedt een moderne oplossing voor uitgavenbeheer die je kan helpen met het stroomlijnen van jouw factuurverwerking. Door gebruik te maken van AI en OCR, zorgt Moss ervoor dat je goedkeuringen en betalingen efficiënt verlopen, zodat jij je kan focussen op waar je het beste in bent: ondernemen!
Samenvatting
- Een factuur is verplicht bij leveringen aan particulieren in specifieke gevallen, zoals verkoop aan andere EU-landen of bepaalde groothandels.
- Bepaalde uitzonderingen gelden, zoals voor ondernemers in taxi-vervoer, horeca, of bedrijven onder de Kleineondernemersregeling (KOR).
- Zonder factuur riskeer je boetes, problemen met de Belastingdienst en geschillen met klanten.
- Vereenvoudigde facturen zijn toegestaan bij bedragen tot €100 inclusief btw of bij kassabon-alternatieven in horeca.
- Zorg ervoor dat facturen uiterlijk op de 15e dag van de maand na levering verstuurd worden om aan de regelgeving te voldoen.
Wanneer ben je wettelijk verplicht om een factuur aan een particulier te verstrekken?
Je bent wettelijk verplicht om een factuur te verstrekken bij de levering van goederen of diensten aan particulieren in specifieke situaties. Dit geldt bijvoorbeeld voor groothandels in voedsel, tabak of tandheelkundige producten als minimaal 80% van de klanten ondernemers zijn.
Ook bij de verkoop van (bijna) nieuwe voertuigen aan kopers in andere EU-landen is een factuur vereist.
Bij leveringen buiten Nederland hangt de verplichting af van de btw-regels. Gebruik je de Unieregeling of Invoerregeling? Dan hoef je in Nederland geen factuur voor btw te maken. Zonder deze regelingen gelden de factureringsregels van het land waar je btw betaalt.
Zorg er ook voor dat je factuur uiterlijk op de 15e dag van de maand na levering wordt verstuurd.
Uitzonderingen op de facturatieplicht aan particulieren
Soms hoef je geen factuur aan een particulier te verstrekken. Dit hangt af van het type onderneming en de situatie waarin je zaken doet.
- Ondernemers in taxi- en openbaar vervoer zijn vrijgesteld. Hier gelden vaak tickets als bewijs van betaling in plaats van een factuur.
- Leveranciers van zorg, onderwijs of andere vrijgestelde diensten hoeven geen btw-facturen te maken door hun uitzonderingspositie.
- Als je onder de Kleineondernemersregeling (KOR) valt en minder dan €20.000 omzet per jaar behaalt, hoef je ook geen facturen uit te reiken aan particulieren.
- Bij bedragen van €100 of minder inclusief btw mag je volstaan met een vereenvoudigde factuur, zonder alle standaard details zoals klantgegevens en btw-nummers.
- Horecaondernemingen mogen vaak werken met kassabonnen als alternatief voor facturatie bij betalingen op locatie door consumenten.
- Klanten die zelf een factuur opstellen namens jou, bijvoorbeeld bij veilingen, nemen deze verantwoordelijkheid over volgens speciale afspraken of voorwaarden.
Iedere uitzondering bespaart tijd en papierwerk voor ondernemers en particulieren samen!
Mogelijke gevolgen van het niet verstrekken van een factuur
Het niet verstrekken van een factuur kan leiden tot boetes of sancties van de Belastingdienst. Zonder factuur kun je problemen krijgen bij belastingaangifte en btw-teruggave. Het is verplicht om je naleving van de bewaarplicht aan te tonen.
Klanten die geen duidelijke prijs of bewijs ontvangen, kunnen bovendien sneller in een geschil terechtkomen.
Bij een juridisch conflict heb je zonder facturen minder bewijs. Ook kun je betalingen mislopen, omdat klanten zonder factuur minder snel betalen. Voor diensten zoals taxivervoer of verkoop aan de overheid geldt vaak een verplichting tot elektronisch factureren.
Je voorkomt complicaties door altijd nauwkeurig te werken met inkoopfacturen en persoonsgegevens te verwerken volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Geen factuur betekent onnodige risico’s voor jouw onderneming.
Conclusie
Een factuur aan een particulier is meestal niet verplicht, maar soms wel handig. Bij grotere bedragen en speciale situaties is het juist wel verplicht volgens de wet. Het maken van een factuur kan zorgen voor meer overzicht in je administratie.
Gebruik een goed boekhoudpakket om dit eenvoudig te regelen. Zorg dat je altijd op de hoogte blijft van btw-regels en uitzonderingen. Het correct handelen voorkomt problemen en houdt je bedrijf professioneel.
Voor meer informatie over hoe u uw factuur kunt betalen met een creditcard, bezoek onze pagina Factuur Betalen met Creditcard.
Veelgestelde Vragen
1. Is een factuur verplicht voor particulieren?
Ja, een factuur is verplicht als je goederen of diensten levert aan particulieren en btw in rekening brengt. Dit geldt vooral bij verschillende btw-tarieven of douanerechten.
2. Wanneer stuur je een factuur?
Je stuurt een factuur zodra je de goederen hebt geleverd of de dienst is uitgevoerd. Dit helpt om de administratie en verjaringstermijn goed bij te houden.
3. Wat gebeurt er als een factuur verjaart?
Als een factuur verjaart, kun je het openstaande bedrag niet meer opeisen. De verjaringstermijn hangt af van het soort transactie en moet je goed in je boekhoudpakket bijhouden.
4. Kun je een kwitantie gebruiken in plaats van een factuur?
Een kwitantie kan soms volstaan, maar een officiële factuur is vaak nodig voor duidelijke winstberekening en correcte btw-afdracht.
