Stuur je jouw facturen wel op tijd naar klanten? Het is belangrijk om te weten dat een factuur kan verjaren als je te lang wacht. In deze blog leer je alles over de wettelijke termijn factuur sturen en wat je moet doen om problemen te voorkomen.
Lees verder en ontdek handige tips!
Belangrijkste inzicht
Facturatie op tijd is cruciaal om inkomstenverlies en juridische complicaties te voorkomen. Gelukkig kan een modern platform als Moss daarbij helpen. Door gebruik te maken van geautomatiseerd crediteurenbeheer en efficiënte betalingsprocessen, krijg je de zekerheid dat facturen snel worden verwerkt en verstuurd. Zo houd je altijd de controle over je financiële administratie en loop je geen risico op gemiste deadlines.
Samenvatting
- Facturen moeten uiterlijk op de 15e dag van de maand na levering worden verstuurd, volgens de Belastingdienst.
- Bij zakelijke klanten verjaart een factuur na 5 jaar. Voor consumenten geldt een verjaringstermijn van 2 jaar.
- Uitzonderingen op de termijn kunnen gelden bij EU-leveringen, contractuele afspraken of e-facturatie naar de overheid.
- Laattijdige facturen kunnen leiden tot inkomstenverlies en juridische complicaties, zoals incassokosten of aansprakelijkheid.
- Gebruik boekhoudtools, plan facturatie direct na werkzaamheden en stel automatische herinneringen in om deadlines te halen.
Wettelijke termijn voor het versturen van een factuur
De wet bepaalt hoe lang je hebt om een factuur te sturen na levering van een dienst of product. Zorg dat je voldoet aan de vereisten van de bewaarplicht en de wettelijke verjaringstermijn.
Uiterlijke termijn volgens de Belastingdienst
Facturen moeten uiterlijk op de 15e dag van de maand na de levering worden verstuurd. Lever je bijvoorbeeld op 1 januari 2023 een product of dienst, dan dien je de factuur vóór 15 februari 2023 te sturen.
Bij levering op 30 januari 2023 geldt dezelfde deadline: vóór 15 februari 2023. Hiermee voldoe je aan de richtlijnen van de Belastingdienst.
Eindfacturen moeten ook voor de 15e dag van de maand na afronding van de prestatie worden verzonden. Stel je verkoopt een vakantiepakket van €2.000 met een aanbetaling van €500.
Je eindfactuur van €1.500 moet tijdig worden opgesteld volgens deze regels.
Het halen van deadlines voorkomt problemen met jouw administratie en belastingen.
Ga verder naar uitzonderingen op deze termijn om inzicht te krijgen in mogelijk afwijkende situaties.
Uitzonderingen op de termijn
Soms mag je een factuur later sturen dan de standaard wettelijke termijn. Dit hangt af van specifieke situaties en afspraken tussen partijen.
- Bij leveringen aan andere EU-landen gelden extra eisen, zoals vermelding van btw-nummers. Hierdoor kan er meer tijd nodig zijn voor correcte facturatie.
- Contractuele afspraken in overeenkomsten kunnen een langere betalingstermijn toestaan. Dit moet wel duidelijk in de algemene voorwaarden staan.
- Leveringen aan de Rijksoverheid vereisen e-facturen via speciale platforms. Dit kan invloed hebben op hoe snel je een factuur opstelt en verstuurt.
- Gedeeltelijke leveringen maken het mogelijk om deelfacturen te sturen om verjaring te voorkomen, zelfs buiten standaardtermijnen.
- Elektronisch factureren naar bedrijven met complexe systemen kan vertraging opleveren door technische eisen of controles.
Let op dat deze uitzonderingen niet betekenen dat je onbeperkt mag wachten met een factuur sturen.
Gevolgen van het niet tijdig versturen van een factuur
Te laat een factuur sturen kan leiden tot verjaring. Bij zakelijke klanten verjaart een factuur na 5 jaar na de betalingstermijn. Bij consumentenkoop geldt een kortere termijn van 2 jaar.
Dit betekent dat je het recht verliest om de betaling af te dwingen via juridische stappen. Hierdoor loop je mogelijk inkomsten mis.
Daarnaast kan de schuldenaar een schadevergoeding eisen. Een laattijdige factuur kan worden gezien als een contractuele fout. Dit kan leiden tot wanbetaling of extra kosten, zoals incassokosten.
Het is belangrijk om tijdig en correct te factureren om deze problemen te voorkomen.
Tips voor het naleven van de wettelijke termijn
Het is belangrijk om facturen op tijd te versturen om fouten en problemen te voorkomen. Gebruik slimme tools en volg praktische stappen om dit eenvoudig te maken.
- Plan het opstellen van facturen direct na het afronden van werkzaamheden. Zo voorkom je vragen zoals: “Hoe lang na werkzaamheden mag je een factuur sturen?”
- Kies een betrouwbaar boekhoudpakket zoals e-Boekhouden.nl, Silvasoft of Ficsus. Deze start al vanaf €5,95 per maand en helpt je bij het automatisch volgen van deadlines.
- Zorg dat je gegevens compleet hebt voordat je de factuur maakt. Denk hierbij aan persoonsgegevens, data en bedragen, zodat alles klopt volgens Nederlands recht.
- Gebruik elektronische facturen (e-factuur) die voldoen aan wettelijke eisen. Overleg altijd met de klant voor goedkeuring hiervan.
- Houd rekening met uitzonderingen of langere termijnen in specifieke wetgeving, bijvoorbeeld voor inkoop door rechtspersonen of debiteuren in het midden- en kleinbedrijf.
- Stel automatische herinneringen in via een boekhoudprogramma voor tijdig versturen binnen de juiste termijn.
- Neem contact op met klanten als je een factuur laat verstuurt, bijvoorbeeld na drie jaar of langer, en bied excuses of betalingskorting aan.
- Controleer regelmatig updates over wetsvoorstellen in Staatsblad die mogelijk invloed hebben op jouw facturatieproces.
- Vermijd extra kosten door nietigheid van late vorderingen door tijdig te reageren bij verliestermijnen volgens Belastingdienst-regels.
- Pas duidelijke procedures toe binnen jouw bedrijf zodat iedere medewerker weet hoe lang je mag wachten met een factuur sturen volgens Nederlandse regelgeving.
Conclusie
Het sturen van facturen binnen de juiste termijn voorkomt veel problemen. Je weet nu dat verjaringstermijnen en duidelijke afspraken cruciaal zijn. Door op tijd te factureren, blijf je in controle over jouw financiën.
Wacht niet te lang en voorkom juridische complicaties. Controleer regelmatig jouw administratie en stuur herinneringen indien nodig. Start vandaag met het naleven van deze eenvoudige stappen om stress en miscommunicatie te vermijden.
Veelgestelde Vragen
1. **Hoe lang mag je een factuur sturen na het leveren van diensten?**
Je mag een factuur sturen tot vijf jaar na de datum van de werkzaamheden. Dit is de wettelijke verjaringstermijn voor de meeste zakelijke vorderingen.
2. **Kan je na 2 jaar nog een factuur sturen?**
Ja, je kan een factuur sturen binnen de wettelijke termijn van vijf jaar. Zorg dat je binnen deze periode blijft om problemen te voorkomen.
3. **Wat gebeurt er als een factuur verjaard is?**
Als een factuur verjaard is, kan de schuldeiser deze niet meer afdwingen via juridische stappen. De verbintenis vervalt dan volgens de wet.
4. **Binnen welke termijn moet je een factuur opmaken?**
Het is verstandig om een factuur zo snel mogelijk na het leveren van diensten of producten te sturen. Wettelijk gezien geldt vaak een termijn van zes maanden tot vijf jaar, afhankelijk van het soort vordering.
5. **Hoe lang mag een bedrijf wachten met het sturen van een factuur?**
Een bedrijf mag maximaal vijf jaar wachten met het sturen van een factuur, tenzij er specifieke afspraken zijn gemaakt of andere regels gelden.
6. **Wat als ik mijn factuur niet op tijd stuur?**
Als je te laat bent, loop je risico dat jouw vordering verjaart. Dit betekent dat je geen wettelijk recht meer hebt om betaling af te dwingen.
