Een btw vrijgesteld factuur kan verwarrend zijn om mee om te gaan. Soms geldt deze regeling bijvoorbeeld bij internationale handel of binnen de KOR. In dit artikel leer je precies wat dit betekent en hoe je hiermee omgaat.
Lees verder en maak je boekhouding makkelijker!
Belangrijkste inzicht
Het beheren van complexe btw-vrijgestelde facturen kan een uitdaging zijn, maar gelukkig biedt Moss een efficiënte oplossing. Met geautomatiseerde crediteurenbeheer en ERP-integraties zorgt Moss ervoor dat je facturen nauwkeurig en compliant zijn, waardoor je je geen zorgen hoeft te maken over fouten die kunnen leiden tot dure boetes. Kies voor Moss en behoud volledige controle over je financiën, terwijl je tijd en moeite bespaart.
Samenvatting
- Een btw-vrijgestelde factuur bevat geen btw-bedrag, maar moet voldoen aan alle andere wettelijke factuureisen, zoals factuurnummer en datum.
- Situaties waarin dit geldt zijn bijvoorbeeld: internationale handel, diensten buiten de EU, de KOR (omzet < €20.000), en vrijgestelde sectoren zoals medische zorg of onderwijs.
- Vermeld altijd de tekst “btw vrijgesteld” op de factuur en geef een duidelijke reden waarom er geen btw op staat.
- Controleer bij verlegde btw altijd het btw-nummer van de klant via de EU-database om fouten en boetes te voorkomen.
- Gebruik een boekhoudprogramma om fouten te minimaliseren en zorg dat je voldoet aan verplichtingen van de Belastingdienst.
Wat is een btw-vrijgestelde factuur?
Een factuur vrijgesteld van btw is een rekening zonder btw-bedrag. Dit betekent dat je geen belasting toegevoegde waarde in rekening brengt. Deze factuur is alleen toegestaan als je voldoet aan specifieke wettelijke voorwaarden, zoals vrijstelling van omzetbelasting.
Denk bijvoorbeeld aan medische diensten of onderwijs. Ook zzp’ers die onder de Kleineondernemersregeling (KOR) vallen, kunnen een factuur btw vrijgesteld versturen.
Je moet op deze factuur altijd de tekst “btw vrijgesteld” vermelden. Dit is verplicht volgens de regels. Alle andere factuureisen blijven hetzelfde als bij een normale btw-factuur.
Zorg er dus voor dat je zaken zoals het factuurnummer, de datum en de gegevens van de debiteur duidelijk opneemt. Gebruik hiervoor bijvoorbeeld een goed boekhoudprogramma om fouten te voorkomen.
Een btw-vrijgestelde factuur bevat géén btw-tarief, maar moet wel kloppen met alle andere wettelijke eisen.
Situaties waarin een btw-vrijgestelde factuur van toepassing is
Een btw-vrijgestelde factuur komt in specifieke situaties voor. Je moet weten wanneer je geen btw berekent of deze verlegt.
- Verkoop aan een bedrijf in een ander EU-land met een geldig btw-nummer. Je vermeldt op de factuur dat de btw is verlegd (btw verleggen). Controleer het btw-nummer altijd via de EU-database.
- Diensten of goederen leveren aan debiteuren buiten de EU. Hierbij hoef je geen btw te berekenen. Zorg wel dat je duidelijk aangeeft waarom er geen btw op de factuur staat.
- Leveringen binnen Nederland onder speciale regelgeving, zoals in de bouwsector bij onderaannemersovereenkomsten. Hier geldt ook onzekerheid over het moment van belastingheffing, wat meestal bij de afnemer ligt.
- Als jouw onderneming valt onder de kleineondernemersregeling (KOR). Deze regeling geldt als je jaarlijkse omzet lager is dan €20.000 en jezelf hebt aangemeld hiervoor.
- Activiteiten in vrijgestelde sectoren zoals onderwijs, kansspelen of medische zorg. Sommige beroepsgroepen, zoals artsen en erkende kinderdagverblijven, hoeven geen btw te rekenen vanwege hun vrijstellingen.
- Specifieke branches zoals beleggingsgoud of schrijvers die eigen werk creëren en verspreiden zonder tussenkomst van andere entiteiten hebben recht op vrijstelling van btw op hun facturen.
- Internationale postdiensten waarbij ontvangstdiensten vaak automatisch buiten het bereik van Nederlandse belastingen vallen en dus geen verplichting ontstaan tot vermelding hiervan op inkoopfacturen aangepast voor fiscale doeleinden.
- Bij verkoop vanuit kantines met beperkte omzetbedragen kunnen gebruikelijke regels tijdelijk uitgesloten worden toegepast afhankelijk financieel boekhoudkundige afspraken met bedrijfsadministratie toezichtfunctionarissen associatief feedbacksystematiek raadpleging overzicht rekening sluitmomentendocumentatieformatules testkaders analyse scherpe protocolprocesherzienstatus indicatieve toelichtingoperationcriticaltaxcodennmanschapplicaformuolielftaaqruction
Belangrijke vermeldingen op een btw-vrijgestelde factuur
Een btw-vrijgestelde factuur moet aan specifieke eisen voldoen. Het correct vermelden van gegevens voorkomt problemen met de Belastingdienst.
- Vermeld duidelijk dat de factuur vrijgesteld is van btw. Gebruik bijvoorbeeld de zin: “Btw vrijgesteld op grond van artikel 25 Wet OB.”
- Zorg dat het btw-nummer van jouw bedrijf op elke factuur staat. Dit geldt zowel nationaal als internationaal.
- Noteer bij gebruik van de KOR expliciet dat je bent vrijgesteld van btw-heffing. Deze vermelding is verplicht om sancties te voorkomen.
- Laat het btw-bedrag en btw-tarieven weg op de factuur als er een vrijstelling geldt. Zonder deze gegevens blijft de factuur geldig binnen de regels.
- Voeg alle verplichte informatie toe, zoals naam en adres van zowel jou als je klant, factuurnummer, en datum waarop je levert of factureert.
- Vermeld geen onjuiste gegevens zoals een ontbrekend btw-nummer van je klant bij verlegde btw-facturen. Dit kan leiden tot boetes.
- Voor leveringen aan particulieren onder een vrijstelling hoef je geen aftrek van voorbelasting te specificeren.
Conclusie
Je hebt nu de basis geleerd over btw-vrijgestelde facturen. Het toepassen van deze kennis maakt je boekhouding efficiënter en voorkomt fouten bij je aangifte. Controleer altijd of de vermelding “btw vrijgesteld” op je factuur staat.
Heb je vragen of twijfel je? Raadpleeg je boekhouder om zeker te zijn van een correcte aanpak.
Voor meer informatie over hoe een gespecificeerde factuur eruitziet, bezoek onze pagina Gespecificeerde Facturen.
Veelgestelde Vragen
1. Wat is een btw-vrije factuur?
Een btw-vrije factuur is een factuur waarop geen btw-bedrag wordt vermeld omdat de levering of dienst vrijgesteld is van btw.
2. Hoe vermeld je een btw-vrijstelling op een factuur?
Je moet duidelijk op de factuur zetten dat deze vrijgesteld is van btw, bijvoorbeeld met de vermelding “btw-vrijgesteld op factuur”.
3. Moet ik een btw-vrije factuur opnemen in mijn boekhouding?
Ja, ook een btw-vrije factuur moet correct in je boekhouding worden verwerkt voor je aangifte.
4. Voor welke producten geldt geen btw, zoals alcoholhoudende dranken?
Producten zoals alcoholhoudende dranken vallen meestal niet onder een btw-vrijstelling. Controleer altijd de regels voor jouw situatie.
