Heb je moeite met klanten die te laat betalen? Het niet opvolgen van een herinnering factuur wettelijk kan je veel stress en geld kosten. In deze blog leer je alles over de regels rondom betalingsherinneringen en aanmaningen.
Lees verder om problemen met wanbetaling te voorkomen.
Belangrijkste inzicht
Overweeg het gebruik van innovatieve tools zoals Moss om het beheer van uw betalingsherinneringen en aanmaningen te stroomlijnen. Met functies zoals geautomatiseerde crediteurenbeheer en nauwkeurige boekhoudgegevens kunt u eenvoudig betalingsprocessen optimaliseren en juridische stappen voorbereiden indien nodig. Bespaar tijd en houd volledige controle over uw financiële processen, waardoor u problemen met betalingsherinneringen en aanmaningen moeiteloos kunt aanpakken.
Samenvatting
- Een betalingsherinnering is niet wettelijk verplicht, maar een aanmaningsbrief met 14-dagen-termijn wel als je incassokosten wilt rekenen bij consumenten.
- Vermeld altijd belangrijke gegevens, zoals factuurnummer, openstaand bedrag, betalingstermijn en mogelijke rente of incassokosten.
- De 14-dagen-termijn start na ontvangst van de aanmaning; bewijs van ontvangst is cruciaal om discussies te vermijden.
- Een betalingsherinnering is vriendelijk, terwijl een aanmaning formeler en strenger is en juridische stappen kan aankondigen.
- Bij uitblijvende betaling kun je €40 standaardkosten en wettelijke rente eisen en juridische stappen ondernemen met bewijs.
Wettelijke eisen voor een betalingsherinnering
Een betalingsherinnering moet voldoen aan specifieke eisen zoals een duidelijke dagtekening en betalingsvoorwaarden. Vermeld alle nodige informatie om misverstanden met de debiteur te voorkomen.
Is een betalingsherinnering verplicht?
Het versturen van een betalingsherinnering is wettelijk gezien niet verplicht. Voor consumenten ben je echter wel verplicht een aanmaningsbrief te sturen vóórdat je incassokosten in rekening mag brengen.
Bij zakelijke debiteuren is dit niet nodig, maar kan een herinnering handig zijn om de relatie goed te houden.
Vermeld altijd duidelijke betalingsvoorwaarden in je facturen. Dit voorkomt gedoe met wanbetalers. Gebruik een boekhoudpakket om herinneringen automatisch op tijd te versturen. Hiermee manage je eenvoudig facturen en houd je zicht op de betalingstermijn van elke schuldenaar.
Welke informatie moet een herinnering bevatten?
Een betalingsherinnering sturen is belangrijk om de communicatie met jouw klant duidelijk te houden. Zorg dat alle wettelijk verplichte informatie in de herinnering staat.
- Vermeld je naam en adresgegevens duidelijk op de brief of e-mail. Dit laat de klant weten wie hem benadert.
- Zet ook de naam en adresgegevens van de klant op een zichtbare plek. Dit voorkomt verwarring bij jouw klantenadministratie.
- Voeg altijd het factuurnummer toe aan jouw herinnering factuur sturen, zodat je verwijzing naar de openstaande betaling helder blijft.
- Schrijf een duidelijke specificatie van het openstaande bedrag en wat het betreft, zoals inkoopfacturen of dienstnummers.
- Geef een duidelijke termijn waarbinnen betaling moet plaatsvinden, bijvoorbeeld binnen 14 dagen na ontvangst van deze herinnering sturen factuur.
- Vermeld wettelijke rente als die wordt toegepast na het verlopen van de betaaltermijn.
- Wijs op mogelijke stappen zoals inzet van een incassobureau of deurwaarder bij uitblijven van betaling.
- Gebruik eventueel professionele middelen zoals aangetekende post voor extra zekerheid over ontvangst door de ontvanger.
De 14-dagen-termijn in de aanmaning
De 14-dagen-termijn geeft duidelijkheid over wanneer een betaling uiterlijk moet gebeuren. Het is belangrijk om rekening te houden met verjaring en eventuele extra kosten zoals boetes of interest.
Wat houdt de 14-dagen-termijn in?
Na ontvangst van een aanmaningsbrief krijg je 14 dagen de tijd om zonder extra kosten te betalen. Deze periode start op de dag nadat je de brief hebt ontvangen. Dit is wettelijk verplicht en biedt de klant een laatste kans om te betalen zonder boete of incassokosten.
De klant heeft recht op deze kosteloze termijn voordat verdere stappen worden ondernomen.
In de brief moeten incassokosten duidelijk vermeld staan. Ook mag het bedrag niet hoger zijn dan het maximaal wettelijk percentage. Zorg dat de informatie in je herinnering duidelijk en volledig is, zodat misverstanden worden voorkomen.
Wanneer begint de termijn te lopen?
De 14-dagen-termijn begint op de dag dat je klant de aanmaning ontvangt. Zorg daarom voor bewijs van ontvangst, bijvoorbeeld via aangetekende verzending. Zonder dit bewijs kan discussie ontstaan over wanneer de termijn ingaat.
Gebruik de juiste formulering in je herinnering factuur. Vermeld duidelijk dat de betaling binnen 14 dagen kosteloos moet plaatsvinden. Dit is wettelijk verplicht en voorkomt onduidelijkheid bij je klant.
Verschillen tussen een betalingsherinnering en een aanmaning
Een betalingsherinnering heeft een vriendelijke toon. Je vraagt hiermee om de betaling binnen een korte termijn, bijvoorbeeld binnen 7 dagen, te voldoen. Het is een eerste poging om je klant op de hoogte te stellen van de openstaande factuur.
Hiermee toon je geduld en geef je enige flexibiliteit.
Een aanmaning klinkt strenger en formaliseert het proces. Dit is vaak de laatste waarschuwing voordat je verdere stappen zet zoals het inschakelen van een incassobureau. Hierin geef je aan dat het niet betalen juridische gevolgen kan hebben, zoals beslaglegging of tussenkomst van de rechter.
Wat te doen als de betaling na de aanmaning uitblijft?
Neem direct actie als een betaling na de aanmaning uitblijft. Schakel een incassobureau, advocaat of gerechtsdeurwaarder in om verdere stappen te ondernemen. Je hebt recht op een standaardvergoeding van €40 en wettelijke rente.
Daarnaast kun je ook juridische of incassokosten verhalen op de klant. Zorg ervoor dat je altijd bewijs hebt van de verstuurde aanmaning en de opgelegde termijnen. Dit versnelt het proces bij juridische stappen.
Wanneer je klant blijft weigeren te betalen, kan eigendomsvoorbehoud uitkomst bieden als dit in de algemene voorwaarden is opgenomen. Dit betekent dat het eigendom van het geleverde product pas overgaat na volledige betaling.
Blijf professioneel en volg de regels strikt. Veel midden- en kleinbedrijven maken gebruik van iDEAL om betalingen eenvoudiger te laten verlopen en herinneringen strakker te volgen.
Geef de klant een laatste kans, maar wees niet bang om stevig door te pakken indien nodig.
Wat te doen als factuur niet betaald wordt wegens ontevredenheid
Vraag de klant eerst naar de reden van de ontevredenheid. Misschien is er sprake van een misverstand over de overeenkomst of het geleverde werk. Bied een oplossing aan, zoals een aanpassing of compensatie.
Dit laat zien dat je openstaat voor samenwerking en kan conflicten voorkomen.
Blijft de klant weigeren om te betalen? Stuur dan een herinnering factuur met een duidelijke uitleg van hun betalingsverplichting. Wijs hen op de wettelijke regels en geef aan dat juridische stappen mogelijk zijn.
Klanten met een DAS-verzekering kunnen bijvoorbeeld advies inwinnen via 020 651 7515. Zorg altijd dat je alle communicatie en afspraken goed documenteert.
Conclusie
Het sturen van factuurherinneringen vraagt om een slimme aanpak. Gebruik praktische stappen zoals een vriendelijke toon en duidelijke termijnen. Dit helpt je relaties te behouden en betalingen sneller binnen te krijgen.
Goede tools, zoals Teamleader Focus, maken het proces efficiënter. Pak wanbetaling proactief aan voor een gezonde financiële basis.
Veelgestelde Vragen
1. Wanneer stuur je een herinnering voor een factuur?
Je stuurt een herinnering factuur meestal na de vervaldatum van de originele factuur. Dit helpt bedrijven, zoals midden- en kleinbedrijven, om betalingen sneller te ontvangen.
2. Wat zijn de wettelijke eisen voor een factuurherinnering?
De wet stelt geen vaste regels voor het sturen van een herinnering factuur, maar het is belangrijk om duidelijke betalingsvoorwaarden te vermelden en cookies of digitale tools niet in strijd met privacyregels te gebruiken.
3. Hoe vaak mag je een factuurherinnering sturen?
Je mag meerdere herinneringen sturen, maar wees redelijk. Te veel herinneringen kunnen klanten, zoals adverteerders, irriteren en leiden tot slechte relaties.
4. Wat gebeurt er als een klant niet betaalt na een herinnering?
Als een klant niet betaalt, kun je verdere stappen ondernemen, zoals incasso of juridische actie. Dit kan helpen om faillissementen bij midden- en kleinbedrijven te voorkomen.
