Heb je vragen over administratiekosten op een factuur ? Veel bedrijven rekenen deze kosten, maar het is niet altijd duidelijk wat wel en niet mag. Deze blog legt de regels uit en laat zien hoe je administratiekosten berekent op een factuur.
Lees verder om misverstanden te voorkomen!
Belangrijkste inzicht
Wanneer administratiekosten voor veel hoofdbrekens zorgen, biedt Moss een moderne oplossing voor uitgavenbeheer. Het platform automatiseert crediteurenbeheer en zorgt met AI voor efficiëntie in goedkeuringen, factuurverwerking en betalingen. Bespaar tijd en behoud volledige controle over je financiën met Moss en voorkom onverwachte kosten in je facturatieproces.
Samenvatting
- Administratiekosten mogen alleen worden doorberekend als dit vooraf is overeengekomen en redelijk is. Transparantie is verplicht volgens Europese regelgeving.
- Sinds 2009 zijn digitale facturen toegestaan. Dit bespaart kosten, maar administratiekosten moeten nog steeds duidelijk vermeld worden.
- Redelijke administratiekosten voor papieren nota’s waren €1,58 exclusief btw in 2020 en €1,55 exclusief btw in 2019. Dit voorkomt onredelijke tarieven.
- Voor de verhuurmarkt en leningen moeten administratiekosten inzichtelijk en eerlijk zijn. Deze dienen enkel administratieve handelingen te dekken, niet voor winstdoelstellingen.
- Controleer altijd de algemene voorwaarden om verrassingen te voorkomen bij administratiekosten op een factuur.
Wat zijn administratiekosten op een factuur?
Administratiekosten op een factuur zijn kosten voor administratieve handelingen. Denk aan dossierbeheer, controles, documentverstrekking en gegevensregistratie. Deze kosten staan vaak apart vermeld van de hoofdkosten van een dienst of product.
Je ziet dit bijvoorbeeld bij vastgoedtransacties, waarbij de bijkomende kosten tussen €10 en €50 of meer kunnen liggen.
Bedrijven categoriseren administratiekosten vaak als kosten van dienstverlening of overige kosten in hun boekhouding. Dit kan ook gelden voor leningen, inkoopfacturen of digitale nota’s.
“Administratieve kosten helpen bedrijven om processen soepel te laten verlopen.”.
Wettelijke regels omtrent administratiekosten op een factuur
Administratiekosten doorberekenen mag alleen als het in de overeenkomst duidelijk staat. Die afspraak moet voor beide partijen redelijk zijn. Je mag klanten dus niet verrassen met extra kosten zonder hun toestemming.
Europese regelgeving verplicht bedrijven niet om kosteloos te factureren. Toch moeten deze kosten transparant blijven en binnen redelijke grenzen vallen. Controleer altijd je algemene voorwaarden voordat je administratiekosten op een factuur berekent.
Sinds 2009 is de vorm van facturen vrij. Je kunt bijvoorbeeld kiezen voor digitale facturering. Dit is geregeld via het beleidsbesluit e-factureren, ondertekend door de Staatssecretaris van Financiën.
Papieren facturen zijn hierdoor niet langer verplicht. Digitale facturen besparen tijd en geld, maar ook hier gelden dezelfde regels over administratiekosten. Zorg dat deze kosten duidelijk vermeld staan en voorkom misverstanden met je klant.
Hoeveel administratiekosten mag je in rekening brengen?
Je mag alleen redelijke administratiekosten op een factuur rekenen. Deze kosten moeten transparant zijn en vooraf aan de klant worden meegedeeld. Bijvoorbeeld, voor papieren nota’s geldt een vast tarief: €1,58 exclusief btw in 2020 en €1,55 exclusief btw in 2019.
Dit tarief voorkomt dat bedrijven overmatige kosten doorberekenen.
In de verhuurmarkt moeten administratiekosten duidelijk in de overeenkomst vermeld staan. Voor leningen geldt dat deze kosten inzichtelijk en eerlijk moeten zijn. Het doel is om betalingsverkeer te dekken, niet om winst te maken.
Zorg ervoor dat jouw administratiekosten voldoen aan de wet- en regelgeving en expliciet vermeld staan op de factuur.
Ontdek nu hoe je administratiekosten correct berekent op een factuur.
Conclusie
Het begrijpen van administratiekosten op een factuur helpt je om verrassingen te voorkomen. De wettelijke regels zorgen voor duidelijke afspraken tussen jou en bedrijven. Door vooraf te controleren, weet je precies wat je kunt verwachten.
Houd rekening met redelijke en transparante kosten zoals bij papieren nota’s. Kies voor digitale facturen als je kosten wilt vermijden en wilt bijdragen aan duurzaamheid. Neem verantwoordelijkheid als consument door je rechten en opties goed te kennen.
Veelgestelde Vragen
1. Wat zijn administratiekosten op een factuur?
Administratiekosten op een factuur zijn kosten die bedrijven rekenen voor administratieve handelingen, zoals het verwerken van betalingen of het versturen van aanmaningen.
2. Hoe bereken je administratiekosten op een factuur?
Bedrijven berekenen administratiekosten vaak als een vast bedrag of percentage van de totale factuur. Dit moet duidelijk vermeld staan in het artikel of de voorwaarden.
3. Zijn er wettelijke regels voor administratiekosten?
Ja, administratiekosten moeten redelijk zijn en transparant vermeld worden op de factuur. Bij incassokosten gelden strikte wettelijke regels.
4. Wat gebeurt er als een betaling wordt gestorneerd?
Bij storneren kunnen extra kosten ontstaan, zoals aanmanings- of administratiekosten. Neem contact op met de klantenservice voor meer informatie.
