Voorbeeld van een no-show factuur: Hoe om te gaan met niet-verschenen afspraken wordt No-show factuur voorbeeld: Hoe om te gaan met niet-verschenen afspraken in Dutch.

Veel mensen hebben te maken met no-shows bij afspraken. Een no-show kan tijd en geld kosten voor dienstverleners. In deze blog leer je hoe een no-show factuur voorbeeld kan helpen om dit probleem aan te pakken.

Lees verder en ontdek handige tips en oplossingen.

Samenvatting

• Een no-show factuur is een vergoeding voor niet-verschenen afspraken, met vaak een vast bedrag zoals €50, als dit vooraf duidelijk is gecommuniceerd.
• Zorg ervoor dat de no-show fee in de algemene voorwaarden staat en vermeld deze bij bevestiging van de afspraak via e-mail of contract.
• Gebruik herinneringen, zoals een e-mail of SMS 24 uur voor de afspraak, om no-shows te verminderen en klanten te herinneren aan hun verplichting.
• Registreer no-shows zorgvuldig in systemen zoals Salonized en analyseer patronen om je aanpak te verbeteren en misverstanden te vermijden.
• Maak annuleringsregels flexibel, zodat klanten tijdig afspraken kunnen verzetten of annuleren, wat conflicten beperkt en klanttevredenheid verhoogt.

Wat is een no-show factuur?

Een no-show factuur is een rekening voor niet-verschenen afspraken. Als je een afspraak niet op tijd afzegt, kan een dienstverlener een vast bedrag, zoals €50, in rekening brengen.

Dit wordt ook wel een wegblijftarief genoemd en geldt als schadevergoeding voor de verloren tijd.

De no-show fee is alleen geldig als deze is opgenomen in de overeenkomst met de klant. Volgens Belgisch recht mag het bedrag niet overdreven hoog zijn. Een vrederechter kan het verlagen als je het onredelijk vindt.

Zorg daarom altijd voor duidelijke afspraken en communiceer deze via bijvoorbeeld een e-mailadres.

Hoe een no-show factuur opstellen en toepassen

Een no-show factuur helpt bij gemiste afspraken te verrekenen. Het correct opstellen en toepassen ervan vraagt om duidelijke stappen.

1. Vermeld de no-show fee schriftelijk bij het maken van een afspraak. Dit kan in een bevestigingse-mail of contract staan. Bij online afspraken wordt de boete direct zichtbaar gemaakt.
2. Vraag om akkoord voordat de afspraak wordt bevestigd. Zonder dit kan je geen factuur sturen. Dit voorkomt latere discussie.
3. Voeg de no-show fee toe aan je algemene voorwaarden. Informeer klanten hierover bij iedere nieuwe afspraak.
4. Stuur duidelijke communicatie per e-mail ter bevestiging van telefonische afspraken. Neem hierin ook de no-show kosten op, zodat alles vooraf helder is.
5. Zorg dat alle facturen eenvoudig terug te vinden zijn met een uniek factuurnummer. Klanten hebben dit nodig bij contact met Service & Planning.
6. Gebruik professionele taal en toon begrip in je factuurcommunicatie. Dit versterkt vertrouwen én voorkomt conflicten.
7. Geef ruimte voor vragen door contactmogelijkheden mee te sturen in de e-mail of brief (zoals 020 – 242 10 00). Telefonisch kun jij ze helpen tussen 8:00 en 12:00 uur, maandag tot vrijdag.
8. Beantwoord vragen snel via mail binnen drie werkdagen als klanten zich melden over hun no-show factuur.
9. Werk samen met een advocaat als klanten weigeren te betalen ondanks goede communicatie en bewijsstukken zoals algemene voorwaarden en bevestigingen.
10. Splits tariefspecificaties duidelijk op in je factuur om transparantie te garanderen voor zorgverzekeraars of andere externe partijen zoals de Landelijke Huisartsen Vereniging.

Tips om no-shows te verminderen

Het goed toepassen van no-show facturen kan helpen, maar voorkomen is altijd beter. Met een paar eenvoudige stappen kun je het aantal no-shows flink verlagen.

1. Stuur na de afspraak direct een bevestigingsmail en 24 uur voor de afspraak een herinnering via e-mail of SMS. Dit houdt de klant scherp op hun planning.
2. Maak herinneringsmails persoonlijk door klanten met hun voornaam aan te spreken en dank hen voor hun tijd. Voeg een leuke foto toe om de boodschap vriendelijker te maken.
3. Leg duidelijk uit welke kosten verbonden zijn aan gereserveerde tijd en middelen. Gebruik ludieke voorbeelden om dit minder streng te laten klinken, zoals “U betaalt alleen voor uw ‘lege stoel’ als u niet komt.”
4. Stel heldere annuleringsregels op die je koppelt aan de herinneringsmail of SMS. Geef klanten flexibiliteit met opties om afspraken tijdig te verplaatsen of annuleren om misverstanden te vermijden.
5. Laat klanten volledig of gedeeltelijk online betalen bij het maken van een afspraak. Deze stap motiveert hen om op tijd te verschijnen, gezien hun vooruitbetaling al geregeld is.
6. Registreer elke no-show zorgvuldig in systemen zoals Salonized, zodat je inzicht krijgt in patronen en oplossingen effectiever kunt aanpakken.
7. Analyseer resultaten regelmatig en pas je aanpak aan waar nodig. Minder no-shows betekent meer tevreden klanten én meer omzet!

Conclusie

Met een no-show factuur houd je afspraken serieus. Je leert duidelijke regels opstellen en toepassen. Dit zorgt voor minder gemiste afspraken en meer efficiëntie. Neem maatregelen zoals herinneringen via SMS om no-shows te voorkomen.

Controleer of jouw beleid logisch en eerlijk is. Vind balans tussen klanttevredenheid en bescherming van je tijd. Gebruik deze tips vandaag nog in jouw praktijk!

Voor meer informatie over hoe u een factuur opstelt zonder btw-nummer, kunt u hier klikken.

Veelgestelde Vragen

1. Wat is een no-show factuur?

Een no-show factuur is een rekening die wordt gestuurd wanneer een klant niet op een afspraak verschijnt zonder tijdig af te zeggen.

2. Wanneer mag je een no-show factuur sturen?

Je mag een no-show factuur sturen als dit vooraf duidelijk is afgesproken en de klant hiervan op de hoogte is gesteld.

3. Hoe bepaal je de tarieven voor een no-show factuur?

De tarieven voor een no-show factuur moeten redelijk zijn en aansluiten bij de kosten die je maakt door de gemiste afspraak.

4. Wat kun je doen als een klant weigert de no-show factuur te betalen?

Als een klant niet betaalt, kun je naar het vredegerecht stappen om het geschil op te lossen.