Ontving je een onterechte factuur en weet je niet wat te doen? Het betwisten van een factuur is cruciaal om fouten of onduidelijkheden aan te pakken. In deze blog leer je waarom, hoe en wanneer je een factuur moet betwisten.
Lees verder en ontdek handige tips!
Belangrijkste inzicht
Als je je ooit hebt afgevraagd hoe je je financiële processen kunt stroomlijnen en tegelijkertijd ervoor zorgt dat alle facturen nauwkeurig worden behandeld, heeft Moss de oplossing voor jou! Met een geautomatiseerd platform voor uitgavenbeheer biedt Moss hulpmiddelen om facturen efficiënt te verwerken, fouten te minimaliseren en je betalingen beter te beheren. Ontdek hoe Moss je kan helpen om altijd een stap voor te blijven in het beheren van je bedrijfsfinanciën.
Samenvatting
- Je kunt een factuur betwisten bij fouten, zoals onjuiste bedragen, niet-geleverde diensten of administratieve vergissingen. Reageer altijd schriftelijk via een aangetekende brief of e-mail.
- Betwist binnen een redelijke termijn om juridische problemen te voorkomen. Betaal niet zomaar, want volledige betaling kan als aanvaarding worden gezien.
- Gebruik bewijs zoals offertes, overeenkomsten, en correspondentie om je bezwaar te ondersteunen. Bewaar alles zorgvuldig voor mogelijke juridische stappen.
- Voor bedrijven geldt een maximale betalingstermijn van 60 dagen sinds 1 februari 2022. Handel snel om je rechten te beschermen.
- Stilzwijgen kan als aanvaarding tellen bij rechters. Schrijf bij twijfel een gemotiveerde betwisting en communiceer helder en professioneel met de leverancier.
Wat is een factuur betwisten?
Een factuur betwisten betekent dat je aangeeft het niet eens te zijn met de inhoud van de factuur. Dit kan gaan om onjuiste bedragen, fouten in de diensten of producten, of administratieve vergissingen.
Het wordt juridisch aangeduid als ‘protesteren tegen een factuur‘. Zorg ervoor dat je dit altijd schriftelijk doet, bijvoorbeeld via een aangetekende brief of e-mail.
Stilzwijgen betekent niet automatisch dat je akkoord gaat, tenzij je dit duidelijk laat blijken.
Voor particulieren is er geen wettelijke verplichting om een factuur te protesteren. Wel blijft het verstandig om jouw bezwaren snel en duidelijk te communiceren. Alleen zo voorkom je verdere complicaties en onterechte betalingen.
Redenen om een factuur te betwisten
Er zijn situaties waarin je niet akkoord kunt gaan met een factuur. Begrijp goed waarom een betwisting invloed heeft op aansprakelijkheid en bewijslast.
Onjuiste bedragen
Controleer altijd het totaalbedrag op de factuur. Een fout hierin komt vaker voor dan je denkt. Dit kan bijvoorbeeld een verkeerde berekening zijn van de prijs of een onbekend bedrag dat extra is toegevoegd.
Vergelijk de factuur met de prijsafspraken in de koopovereenkomst of algemene voorwaarden. Ontdek je afwijkingen? Protesteer de factuur dan direct.
Stuur een aangetekende zending of e-mail om jouw reclamatie officieel te maken. Vermeld duidelijk waarom het bedrag onjuist is. Gebruik bewijzen zoals eerdere offertes of afspraken om je betwisting te ondersteunen.
Betaal niet zomaar als je vermoedt dat het bedrag niet klopt, want een volledige betaling kan als aanvaarding worden gezien.
Niet-geleverde of onvolledige diensten
Als je diensten niet geleverd zijn of slechts gedeeltelijk, kun je de factuur betwisten. Dit valt onder een toerekenbare tekortkoming volgens artikel 6:265 lid 1 BW. Je hebt recht op ontbinding van de overeenkomst als de wanprestatie niet hersteld wordt.
Eis desnoods een vervangende schadevergoeding wanneer nakoming onmogelijk blijkt.
Gebrekkige levering is juridisch sterk genoeg om een factuur te weigeren.
Stel de leverancier in gebreke via een aangetekend schrijven of e-mail. Vermeld duidelijk welke diensten ontbreken of onvolledig zijn uitgevoerd. Bewaar al je communicatie en bewijsstukken, zoals offertes en e-mails, om je betwisting te onderbouwen.
De wet stelt redelijkheid in protesttermijn als maatstaf, dus reageer tijdig.
Administratieve fouten
Administratieve fouten komen vaak door vergissingen in de boekhouding. Denk aan een verkeerd ingevoerd bedrag, een dubbele factuur of onjuiste btw-tarieven. Controleer altijd de factuur op deze details.
Een fout kan soms ook ontstaan door een verkeerd klantnummer of een gebrekkige omschrijving van geleverde diensten.
Informeer de leverancier direct schriftelijk als je zo’n fout ontdekt. Gebruik bijvoorbeeld een aangetekende brief om je betwisting te versturen. Voeg een kopie van de factuur toe en leg duidelijk uit welke fout er is gemaakt.
Verstuur dezelfde brief per e-mail voor extra zekerheid.
Hoe een factuur correct betwisten
Stuur een duidelijke en onderbouwde betwisting via een aangetekende brief of e-mail om problemen te voorkomen.
Schriftelijke en gemotiveerde betwisting
Schrijf een duidelijke en gemotiveerde betwisting. Noem specifieke fouten op de factuur, zoals onjuiste bedragen of niet-geleverde diensten. Verwijs naar bewijs of afspraken om jouw standpunt te ondersteunen.
Gebruik beleefde maar heldere taal. Geef in detail aan waarom je niet akkoord gaat met de factuur.
Dien de betwisting schriftelijk in via aangetekende post of e-mail. Hiermee toon je later aan dat je tijdig hebt gereageerd. Voeg eventueel kopieën van contracten, correspondentie of andere documenten toe als extra onderbouwing.
Vermijd het simpelweg terugsturen van de factuur zonder toelichting; dit kan voor verwarring zorgen.
Gebruik van aangetekende post of e-mail
Bij het schriftelijk betwisten van een factuur is aangetekende post of e-mail essentieel. Door een aangetekende brief te versturen, heb je bewijs van verzending en ontvangst. Dit versterkt je juridische positie bij een potentieel geschil.
Combineer dit met een e-mail voor dubbele zekerheid en snelle communicatie. Aangetekend mailen is goedkoper dan fysieke post en wordt rechtsgeldig erkend.
Stuur de factuur nooit zomaar terug naar de leverancier. Voeg altijd een begeleidende brief toe waarin je jouw bezwaar motiveert. Als je de factuur terugstuurt, doe dit ook via aangetekende post.
Hierdoor voorkom je misverstanden en verlies van belangrijke documenten.
Wanneer een factuur betwisten?
Betwist een factuur altijd binnen de wettelijk geldige termijn om je rechten te beschermen en verdere problemen te voorkomen.
Termijnen en wettelijke vereisten
Een factuur betwisten moet binnen een redelijke termijn gebeuren. Wat als redelijk geldt, hangt af van de overeenkomst en de complexiteit van de zaak. Als je te lang wacht, riskeer je dat de leverancier aanneemt dat je akkoord bent gegaan.
Betaalde facturen zijn lastiger te betwisten, omdat een betaling vaak wordt gezien als aanvaarding.
De wettelijke betalingstermijn tussen ondernemingen is 30 dagen, tenzij anders overeengekomen. Sinds 1 februari 2022 geldt een maximale termijn van 60 dagen tussen bedrijven. De betalingstermijn start de dag na ontvangst van de factuur of levering.
Zorg dat je snel reageert om onnodige complicaties te vermijden.
Ontdek in de volgende sectie hoe je een factuur correct kunt betwisten met behulp van praktische stappen.
Gevolgen van het niet betwisten van een factuur
Het niet betwisten van een factuur kan ernstige gevolgen hebben. Stilzwijgen na ontvangst wordt vaak door rechters, zoals het Hof van Beroep Gent, gezien als een stilzwijgende aanvaarding.
Dit betekent dat je door niets te doen akkoord gaat met de inhoud van de factuur. Betaal je vervolgens zonder voorbehoud, dan wordt die betaling meestal beschouwd als definitieve aanvaarding.
Hierdoor wordt het later aanvechten van een betaalde factuur uiterst ingewikkeld. De schuldeiser kan de niet-betwiste factuur gebruiken als bewijs van jouw betalingsverplichting in een rechtszaak.
Een laattijdig protest tegen een factuur heeft even grote risico’s. Als je niet tijdig reageert, verschuift de bewijslast naar jou als ondernemer. Je moet dan aantonen dat je niet akkoord was, wat vaak moeilijk is zonder schriftelijk bewijs.
Bijvoorbeeld, een leverancier kan een niet-ondertekende factuur als schuldvordering presenteren zolang deze niet op tijd is betwist. Dit kan zelfs leiden tot extra kosten of gerechtelijke stappen.
Ontbreekt er bewijs van jouw kant, dan sta je in een zwakke positie tegenover de leverancier. Lees verder om te ontdekken hoe en wanneer je een factuur moet betwisten.
Tips voor een succesvolle betwisting
Zorg voor duidelijke communicatie en onderbouw je bezwaar met sterk bewijs om je kansen te vergroten.
Bewijs verzamelen en bewaren
Bewijs speelt een cruciale rol bij het succesvol reclameren van een factuur. Bewaar alle relevante documenten, zoals e-mails, contracten en betalingsbewijzen. Maak duidelijke kopieën van de factuur en eventuele correspondentie.
Gebruik aangetekende post bij het terugsturen van een factuur met een begeleidende brief. Dit biedt je later harde bewijsstukken.
Sla digitale communicatie op, zoals e-mailuitwisseling met de leverancier. Verstuur dezelfde betwistingsbrief ook via e-mail voor extra zekerheid. Door dit te doen, verschuift de bewijslast indien nodig naar de schuldeiser.
Dit voorkomt complicaties als er juridische stappen volgen.
Communicatie met de leverancier
Stuur een gemotiveerde betwisting schriftelijk naar de leverancier. Vermeld duidelijk waarom je niet akkoord bent met de factuur. Gebruik bij voorkeur aangetekende post en e-mail om zeker te zijn dat jouw klacht aankomt.
Een goede communicatie toont professionaliteit en voorkomt misverstanden.
Leg eventuele fouten of onjuistheden helder en feitelijk uit. Blijf beleefd en zakelijk tijdens contact met de leverancier. Betaal altijd het niet-betwiste gedeelte van de factuur om verdere conflicten te vermijden.
Voeg bewijzen zoals contracten of e-mails toe ter ondersteuning van jouw standpunt.
Voorbeeld van een betwistingstekst voor een factuur
Uw Naam
Uw Adres
Postcode en Plaats
Leverancier Naam
Adres Leverancier
Postcode en Plaats Leverancier
Plaats, Datum
**Onderwerp: Betwisting van factuur Factuurnummer**
Geachte heer/mevrouw,
Ik schrijf u om factuur factuurnummer, gedateerd datum, formeel te betwisten. Het gefactureerde bedrag van €bedrag klopt niet met onze afspraken. Volgens de overeenkomst zou het bedrag €correct bedrag bedragen.
Daarnaast zijn bepaalde diensten niet geleverd of onvolledig uitgevoerd. Dit veroorzaakt een discrepantie in de factuur. Ik verzoek u vriendelijk om deze te corrigeren en een aangepaste factuur te sturen.
Bijgevoegd vindt u relevante bewijzen, zoals onze overeenkomst en orderbevestiging. Deze documenten ondersteunen mijn betwisting. Graag ontvang ik een reactie binnen aantal dagen na ontvangst van deze brief.
Met vriendelijke groet,
Uw Naam
Moet u juridische stappen ondernemen?
Als de leverancier niet reageert op uw betwisting, kunt u juridische stappen overwegen. Stuur eerst een ingebrekestelling. Hierin geeft u een redelijke termijn voor nakoming van de afspraak.
Bewaar bewijs hiervan, zoals een aangetekend ontvangstbewijs. Dit kan belangrijk zijn als de zaak voor de rechter komt.
Bij een toerekenbare tekortkoming, bijvoorbeeld niet-gemaakte afspraken, kunt u ontbinding van de overeenkomst eisen (artikel 6:265 lid 1 BW). Soms is vervangende schadevergoeding ook mogelijk.
Houd rekening met een redelijke protesttermijn. De rechter beoordeelt dit en te laat protesteren kan betekenen dat u de factuur accepteert. Zorg dus dat uw acties aantoonbaar tijdig en correct zijn.
Conclusie
Een factuur betwisten is belangrijk om onterechte kosten te vermijden. Reageer snel en schriftelijk om je standpunt duidelijk te maken. Bewaar bewijzen en communiceer duidelijk met de leverancier.
Zo bescherm je je rechten en voorkom je verdere problemen. Neem juridische hulp in als het proces te complex wordt.
Voor een praktijkvoorbeeld van hoe u een factuur kunt betwisten, bekijk onze voorbeeldbetwistingstekst.
Veelgestelde Vragen
1. Hoe kunt u een factuur betwisten?
U kunt een factuur betwisten door schriftelijk te reageren, bijvoorbeeld per mail. Gebruik een duidelijke en professionele toon en leg uit waarom u niet akkoord gaat met de factuur.
2. Wat moet ik doen bij een onterechte factuur?
Reageer snel op een onterechte factuur. Stuur een reclamatie waarin u aangeeft waarom de factuur niet klopt. Voeg bewijs toe als dat mogelijk is.
3. Kan ik een betaalde factuur alsnog betwisten?
Ja, u kunt ook een betaalde factuur betwisten. Dit kan bijvoorbeeld als u achteraf ontdekt dat er sprake is van een fout of misleiding.
4. Is er een voorbeeldbrief om een factuur te protesteren?
Ja, er zijn veel voorbeeldbrieven beschikbaar die u kunt gebruiken om een factuur te protesteren. Zorg ervoor dat uw brief alle belangrijke details bevat, zoals het factuurnummer en uw bezwaar.
5. Wat als er geschillen ontstaan over prijzen of afspraken?
Bij geschillen over prijzen of afspraken kunt u verwijzen naar de originele overeenkomst of offerte. Als dat niet helpt, kan een advocaat of bemiddeling via de Wet Homologatie Onderhands Akkoord (WHOA) uitkomst bieden.
