Het maken van een factuur zonder btw kan verwarrend zijn. Sommige diensten of beroepen zijn vrijgesteld van btw, zoals bij de Kleineondernemersregeling (KOR). In dit artikel leer je stap voor stap hoe je een btw-vrije factuur opstelt.
Lees verder voor handige tips en een duidelijk voorbeeld factuur zonder btw.
Belangrijkste inzicht
Wanneer je als ondernemer binnen of buiten de EU facturen opstelt zonder btw, kan het overzicht bewaren een uitdaging zijn. Moss biedt een modern platform dat niet alleen geautomatiseerde betalingsprocessen en nauwkeurige boekgegevens levert, maar ook boekhoudadministratie vereenvoudigt met slimme integraties. Hierdoor houd je zonder gedoe de controle over je financiën en kun je je volledig richten op je onderneming.
Samenvatting
- Naast Kinderopvang, gezondheidszorg en onderwijs zijn ook zakelijke klanten buiten de EU vaak Btw-vrijgesteld zolang particuliere omzet binnen EU <€10,000/jaar blijft.
- Met kleine ondernemersregeling (KOR) regel je als tot €20,000/jaar aan omzet verdient btw-vrijstelling binnen Nederland vanaf 2023, en vanaf januari 2025 dit ook uitbreid naar andere EU-landen.
- Baseline administratieve aandachtspunten voor een btw vrije factuur: duidelijke beschrijving van diensten of producten gekoppeld bij klantgegevens plus eigen geregistreerd btw- id nummer vastlegging en kvk registratie altijd me verplicht standaard Dit omvat electronisch formaat Us software tools zoals money bird optimaliseren zonder uitzondering shorten efficienc.
Wanneer is een factuur btw-vrijgesteld?
Bepaalde diensten en producten zijn vrijgesteld van btw. Dit geldt bijvoorbeeld voor kinderopvang, gezondheidszorg en onderwijs. Ook hoef je geen omzetbelasting te rekenen bij facturen naar zakelijke klanten buiten de EU.
Voor particuliere klanten binnen de EU geldt een omzetdrempel van €10.000 per jaar. Blijf onder deze grens om btw-vrijstelling toe te passen.
Kleine ondernemers kunnen gebruikmaken van de Kleineondernemersregeling (KOR). Verdien je minder dan €20.000 per jaar exclusief btw? Dan kun je btw-vrijstelling aanvragen. Vanaf 1 januari 2025 mag je dit ook toepassen in meerdere EU-landen via de EU-KOR.
Zorg ervoor dat je administratie sluitend blijft om hiervan te profiteren.
Hoe maak je een btw-vrije factuur?
Het maken van een btw-vrije factuur vraagt om duidelijke regels. Zorg ervoor dat je alle verplichte gegevens correct invult.
Stappen voor het opstellen
Een btw-vrije factuur opstellen hoeft niet moeilijk te zijn. Volg deze stappen zodat je aan alle eisen voldoet en fouten voorkomt.
- Begin met de basisinformatie van jouw bedrijf. Zet jouw bedrijfsnaam, adres en KvK-nummer duidelijk bovenaan. Vergeet ook je contactgegevens niet.
- Vermeld de gegevens van de klant. Dit zijn naam, adres en eventuele contactinformatie of een uniek klantnummer.
- Gebruik een uniek factuurnummer. Zorg dat elk nummer volgt op de vorige om overzicht in je administratie te houden.
- Schrijf een duidelijke omschrijving van de geleverde diensten of producten. Geef hierbij bijvoorbeeld data of aantallen, zodat het overzichtelijk blijft.
- Voeg het totaalbedrag toe zonder btw rond af waar nodig. Geef duidelijk aan dat er geen btw wordt berekend met termen als “btw niet van toepassing” of “btw-vrijgesteld”.
- Gebruik een correcte factuurdatum en betaaltermijn. Stel bijvoorbeeld “Binnen 30 dagen betalen” in voor helderheid richting jouw klant.
- Controleer alle wettelijke factuurvereisten volgens regels van de Belastingdienst. Een fout kan leiden tot problemen bij jouw boekhouding of administratie later.
- Maak gebruik van professionele facturatieprogramma’s zoals WeFact. Hiermee voldoe je makkelijk aan bewaarplicht, houd je inzicht in facturen en werk je snel via sjablonen.
- Kies voor digitale verzending per e-mail voor gemak én snelheid naar klanten toe.
- Bewaar elke factuur minimaal 7 jaar volgens belastingregels in Nederland om audits te voorkomen!
Noodzakelijke vermeldingen op de factuur
Een factuur zonder btw moet aan specifieke eisen voldoen. Deze vermeldingen zorgen dat je factuur juridisch correct en duidelijk is.
- Zet de volledige bedrijfsnaam én het adres van jouw bedrijf op de factuur. Dit helpt bij zakelijke identificatie.
- Voeg de volledige naam en het adres van jouw klant toe. Dit zorgt voor transparante communicatie tussen beide partijen.
- Vermeld altijd het btw-nummer van jouw bedrijf, zelfs als er sprake is van btw-vrijstelling. Het blijft een verplichting volgens fiscale regelgeving.
- Noteer ook je KvK-nummer op de factuur om aan wettelijke administratieve vereisten te voldoen.
- Geef duidelijk de factuurdatum aan waarop de factuur is opgesteld, zoals 01-10-2023 als voorbeelddatum.
- Gebruik een uniek en doorlopend oplopend factuurnummer zoals 001 of 2023/05 voor structuur in je administratie.
- Beschrijf uitgebreid welke goederen of diensten zijn geleverd met details over aard en omschrijving ervan. Transparantie voorkomt misverstanden in zakelijke transacties.
- Vermeld het aantal goederen of uren aan diensten die geleverd zijn, bijvoorbeeld “10 stuks” of “3 uur consult”. Hoeveelheden maken transacties meetbaar.
- Geef ook de leverdatum van de geleverde goederen of diensten weer zodat je duidelijke tijdsregistratie hebt.
- Wees helder over het bedrag exclusief btw zodat klanten weten wat zij betalen zonder belastingen erbij.
- Zet indien nodig het toegepaste btw-tarief op nul procent bij vrijstellingen.
- Voeg expliciet de tekst ‘btw-vrijgesteld’ toe bij belastingvrijgestelde transacties om te voldoen aan fiscale verplichtingen.
Zo hou jij een professionele én juridisch correcte administratie bij!
Tips voor snel en efficiënt factureren zonder btw
Factureren zonder btw kan eenvoudig en gestructureerd. Volg deze tips voor een sneller en efficiënter facturatieproces.
- Gebruik facturatiesoftware zoals e-Boekhouden, Moneybird of Silvasoft. Deze programma’s vereenvoudigen het opstellen en beheren van facturen. Met e-Boekhouden kun je zelfs gratis starten vanaf €0,00 per maand.
- Kies voor overzichtelijke sjablonen om tijd te besparen. Dit helpt om direct aan alle wettelijke eisen te voldoen en vergissingen te voorkomen.
- Controleer altijd de gegevens van je klant voorafgaand aan het verzenden. Klantinformatie, zoals adres en bedrijfsnaam, moet correct zijn vermeld op de factuur.
- Vermeld duidelijk dat de factuur btw-vrijgesteld is en voeg een specifieke reden toe, bijvoorbeeld kleine ondernemersregeling (KOR). Hierdoor voorkom je verwarring bij klanten of boekhouders.
- Automatiseer je processen met een efficiënt programma zoals Silvasoft vanaf €7,45 per maand of Moneybird vanaf €0,00 per maand. Zo bespaar je tijd én blijf je georganiseerd werken.
- Zorg dat de factuur snel na levering wordt verzonden voor een optimaal cashflowbeheer. Vertragingen kunnen leiden tot problemen met betalingen.
- Houd een goed overzicht van alle verstuurde facturen in één centraal systeem voor controle op openstaande bedragen.
Conclusie
Het maken van een factuur zonder btw is eenvoudiger dan je denkt. Door de juiste stappen te volgen, voldoe je aan de wettelijke eisen. Gebruik praktische tools om sneller te werken en fouten te vermijden.
Heb jij al een sjabloon klaarstaan? Begin vandaag nog en zorg voor een professionele uitstraling!
Veelgestelde Vragen
1. Wat is een voorbeeldfactuur zonder btw?
Een voorbeeldfactuur zonder btw is een factuur die geen btw-bedrag bevat, bijvoorbeeld omdat de verkoper vrijgesteld is van btw-plicht.
2. Wanneer mag je een factuur zonder btw gebruiken?
Je mag een factuur zonder btw gebruiken als je onderneming vrijgesteld is van btw of als je diensten levert die niet onder de btw-verplichting vallen.
3. Welke gegevens moeten op een factuur zonder btw staan?
Een factuur zonder btw moet duidelijke informatie bevatten, zoals bedrijfsgegevens, een uniek factuurnummer, de leverdatum en een vermelding waarom er geen btw wordt gerekend.
4. Hoe maak ik een correcte factuur zonder btw?
Gebruik een professioneel sjabloon en vermeld alle verplichte gegevens. Voeg ook een opmerking toe, zoals “btw-vrijstelling volgens artikel X van de wet”.
