Zie je op tegen een factuur maken? Een factuur moet aan strikte eisen voldoen, bijvoorbeeld voor de Belastingdienst. In dit blog leer je hoe je een goede factuur opstelt en welke gegevens verplicht zijn.
Ontdek handige tips en duidelijke voorbeelden.
Belangrijkste inzicht
Met het moderne platform van Moss wordt het beheren van je uitgaven een fluitje van een cent. Dankzij geautomatiseerde crediteurenbeheer en nauwkeurige boekhoudgegevens, zorgt Moss ervoor dat je altijd voldoet aan de wettelijke vereisten voor facturen, van btw-aanpassingen tot betalingsvoorwaarden. Ontdek hoe Moss je kan helpen bij het stroomlijnen van je goedkeurings- en factuurverwerkingsproces en behoud volledige controle over je financiën met hun handige tools zoals zakelijke betaalkaarten en declaratiebeheer. Meer weten? Bekijk hoe Moss jouw factuurbeheer kan verbeteren.
Samenvatting
- Een factuur moet wettelijk verplichte gegevens bevatten, zoals factuurdatum, uniek factuurnummer, btw-nummer en klantgegevens.
- Gebruik de juiste btw-tarieven (0%, 9%, of 21%) om fouten en boetes te voorkomen. Controleer altijd het btw-nummer van de klant.
- Voeg een duidelijke betalingstermijn toe, zoals “Betalen binnen 14 dagen”, en vermeld je IBAN en bedrijfsnaam correct.
- Maak je facturen overzichtelijk met een logische structuur, bedrijfslogo, consistente opmaak en duidelijke koppen.
- Bij internationale facturen gebruik je Engels en verwerk je wisselkoersen, btw-verleggingsregels en BIC-codes om misverstanden te voorkomen.
Verplichte gegevens op een factuur
Een factuur moet aan specifieke eisen voldoen om rechtsgeldig te zijn. Het correct opnemen van deze gegevens voorkomt misverstanden en fouten.
Naam en adres van de leverancier en klant
Vermeld altijd de volledige naam en adresgegevens van zowel de leverancier als de klant. Gebruik hierbij duidelijke informatie, zoals bedrijfsnaam, straatnaam, huisnummer en postcode.
Zorg ervoor dat deze gegevens correct overeenkomen met officiële documenten zoals KvK-registraties.
Voeg ook klantgegevens toe, waaronder hun IBAN-nummer indien relevant voor betaling. Dit voorkomt verwarring en maakt facturatie overzichtelijk. Ga dan verder met het invullen van de btw-identificatienummers en het btw-bedrag.
Btw-identificatienummer en btw-bedrag
Het btw-identificatienummer van de leverancier moet altijd op de factuur staan. Dit nummer bestaat uit 14 tekens en begint met “NL”. Controleer of je het juiste nummer gebruikt, want dit wordt gecontroleerd bij de btwaangifte.
Voor klanten in het buitenland binnen de EU gelden vaak dezelfde regels.
Je moet het correcte btw-tarief en btw-bedrag vermelden. In Nederland zijn de tarieven 0%, 9% of 21%. Gebruik bijvoorbeeld 0% bij leveringen aan andere EU-landen of als je de KOR toepast.
Verkoop je producten met een lager tarief zoals boeken, dan geldt 9%. Bij een standaard verkoop is het tarief 21%.
Een fout bij het btw-tarief kan leiden tot boetes of vertragingen in je administratie.
Ga door met het noteren van andere verplichte gegevens zoals factuurdatum en uniek factuurnummer.
Factuurdatum en uniek factuurnummer
De factuurdatum geef je aan op de dag waarop de factuur wordt opgesteld. Dit is een verplichte eis volgens de Belastingdienst. Zorg dat de datum duidelijk zichtbaar is bovenaan de factuur.
Dit helpt bij het berekenen van de betaaltermijn.
Het unieke factuurnummer moet onderdeel zijn van een doorlopend systeem. Gebruik opvolgende nummers zonder hiaten, bijvoorbeeld 20230001, 20230002, enzovoort. Vermijd dubbele nummers om verwarring te voorkomen.
Deze nummering maakt administratie overzichtelijk en voldoet aan wettelijke eisen.
Tips voor het opstellen van een professionele factuur
Een professionele factuur straalt orde en betrouwbaarheid uit. Zorg voor een overzichtelijke structuur die direct duidelijkheid biedt.
Gebruik een duidelijke en logische indeling
Een duidelijke structuur maakt je zakelijke factuur overzichtelijk. Gebruik koppen zoals “Factuurgegevens” en “Betalingsinformatie” om alles logisch in te delen. Voeg altijd een bedrijfslogo toe voor een professionele uitstraling.
Zorg voor voldoende contrast tussen tekst en achtergrond.
Houd je aan een gestroomlijnde opmaak met consistente lettertypes en kleuren uit je zakelijke huisstijl. “Een overzichtelijke layout verhoogt de kans op snelle betaling,” benadrukken experts.
Gebruik geautomatiseerde facturatieprogramma’s voor foutloze factuurnummers. Voeg betaaltermijn en bankgegevens duidelijk toe.
Ga verder met verplichte gegevens om je factuur compleet te maken.
Vermeld betalingstermijn en bankgegevens
Vermeld altijd een duidelijke betalingstermijn op de factuur, zoals 14, 30 of 60 dagen na factuurdatum. Geef ook het exacte te betalen bedrag en een uiterste betaaldatum op. Dit voorkomt verwarring en helpt je sneller betalingen te ontvangen.
Zet duidelijk de betalingsvoorwaarden erbij: vooraf, bij aflevering, of binnen de gestelde termijn. Bijvoorbeeld: “Gelieve binnen 14 dagen na factuurdatum te betalen.”.
Plaats je bankgegevens onderaan de factuur. Noem het rekeningnummer (IBAN) en eventueel een betaallink voor gemak. Vermeld ook de naam van de begunstigde en zorg dat deze overeenkomt met je zakelijke gegevens.
Hiermee weet de klant precies hoe en waar te betalen. Start nu met een logische indeling voor je factuur.
Voorbeelden van correcte facturen
Bekijk voorbeelden van facturen om fouten te voorkomen. Leer hoe een goede lay-out en juiste gegevens je factuur professioneel maken.
Nederlandse en internationale factuurvoorbeelden
Facturen variëren per land. Het is belangrijk om aan nationale en internationale regels te voldoen bij het opstellen van een factuur.
- Zorg dat Nederlandse facturen altijd de verplichte gegevens bevatten, zoals btw-identificatienummer, factuurnummer, factuurdatum en klantgegevens. Bijvoorbeeld: een Nederlandse factuur moet het juiste btwtarief vermelden, zoals 9% of 21%.
- Voeg bij internationale transacties de btw-verleggingsregel toe met het btw-nummer van je klant. Dit geldt voor zaken binnen de EU, zoals een levering aan Duitsland of Frankrijk.
- Gebruik Engels voor de beschrijving op een internationale factuur om verwarring te voorkomen. Dit helpt vooral bij klanten in niet-Nederlandstalige landen zoals Italië of Spanje.
- Vermeld altijd het land van herkomst en bestemming bij grensoverschrijdende leveringen. Bijvoorbeeld: Nederland als leverancier en België als klantlocatie.
- Vermeld duidelijke betalingsvoorwaarden op zowel nationale als internationale facturen, inclusief betalingstermijn en bankgegevens zoals IBAN en BIC-code.
- Let erop dat je bij buitenlandse klanten rekening houdt met wisselkoersen. Stel bijvoorbeeld prijzen in euro’s vast om verwarring te vermijden.
- Geef jouw KvK-nummer duidelijk aan op alle zakelijke correspondentie, inclusief je Nederlandse én Europese facturen.
Dit helpt jou professioneel over te komen en vergemakkelijkt transacties voor klanten wereldwijd! Ga verder met tips voor het ontwerp van professionele facturen.
Voorbeeld van een factuur zonder btw
Een factuur zonder btw is nodig bij specifieke situaties. Bijvoorbeeld bij de kleineondernemersregeling (KOR) of omzet onder de €20.000.
- Zet duidelijk bovenaan dat het om een btw-vrije factuur gaat. Dit voorkomt verwarring bij jouw klant.
- Vermeld jouw naam en adres én die van je klant. Zorg dat deze gegevens correct zijn vermeld op de factuur.
- Gebruik een uniek factuurnummer en noteer de factuurdatum erbij. Dit maakt de administratie overzichtelijker voor jou en je klant.
- Beschrijf de geleverde producten of diensten samen met prijzen zonder btw-vermelding. Zo blijft alles helder voor beide partijen.
- Voeg een betaaltermijn toe, bijvoorbeeld “Betalen binnen 14 dagen”. Klanten weten zo precies wanneer zij moeten betalen.
- Bij toepassing van de KOR, noem dit expliciet onderaan: “Facturering volgens kleine ondernemersregeling, geen btw verschuldigd.” Dit voldoet aan wettelijke eisen.
Dit helpt je om professionele en juiste facturen te maken die voldoen aan regelgeving zonder belasting toegevoegde waarde te vermelden.
Conclusie: Belang van nauwkeurigheid in facturatie
Het opstellen van een factuur lijkt misschien ingewikkeld, maar het wordt makkelijk met de juiste stappen. Zorg ervoor dat je altijd verplichte gegevens vermeldt, zoals een uniek factuurnummer en btw-informatie.
Gebruik een duidelijke indeling om fouten te voorkomen en professioneel over te komen. Door efficiënt te werken, bespaar je tijd en verbeter je je administratie. Nauwkeurigheid in facturatie voorkomt problemen met klanten en de Belastingdienst.
Begin vandaag nog met het toepassen van deze tips om je facturen naar een hoger niveau te tillen.
Voor een specifiek voorbeeld van een factuur zonder btw kunt u hier klikken.
Veelgestelde Vragen
1. Wat zijn de belangrijkste onderdelen van een factuur?
Een factuur bevat elementen zoals de factuurnummer, datum, bedrijfsgegevens, klantinformatie, beschrijving van geleverde diensten of producten, bedragen en btw.
2. Hoe zorg ik ervoor dat mijn factuur voldoet aan wettelijke eisen?
Zorg dat je factuur alle verplichte gegevens bevat, zoals btw-nummer, KvK-nummer en duidelijke prijsopgaven. Controleer altijd de actuele regelgeving.
3. Welke tips kunnen helpen bij het opstellen van een professionele factuur?
Gebruik een overzichtelijke lay-out, zorg voor correcte gegevens en voeg duidelijke betalingsinstructies toe. Dit voorkomt verwarring bij klanten.
4. Zijn er voorbeelden die laten zien hoe een factuur eruit moet zien?
Ja, er zijn veel sjablonen beschikbaar die je kunt gebruiken als voorbeeld om een correcte en professionele factuur te maken.
