Heb je moeite met het begrijpen van btw op factuur? Veel ondernemers vinden de eisen ingewikkeld. Wist je dat een foutieve factuur kan leiden tot boetes? Deze blog helpt je om de eisen, berekeningen en uitzonderingen te begrijpen.
Lees verder om meer te weten!
Belangrijkste inzicht
Vergeet ingewikkelde factuur- en BTW-regels en focus je op wat echt belangrijk is: het groeien van je bedrijf! Met Moss houd je eenvoudig controle over je financiële processen en zorg je ervoor dat je facturen altijd aan de juiste eisen voldoen, inclusief correcte BTW-tarieven. Laat de AI en OCR van Moss het zware werk doen, zodat jij tijd bespaart en altijd de juiste informatie op je facturen hebt staan.
Samenvatting
- Zorg dat je facturen aan alle eisen voldoen. Vergeet details niet zoals het factuurnummer en de datum.
- Verschillende situaties vragen om specifieke factuurregels. Denk aan verkopen binnen en buiten de EU.
- Toepas de juiste BTW-tarieven. Veelvoorkomende tarieven zijn 0%, 9% en 21%.
- Sommige diensten en producten zijn vrijgesteld van BTW. Dit geldt bijvoorbeeld voor medische zorg en onderwijs.
- Gebruik tools zoals MijnFactuurProgramma.nl om eenvoudig correcte BTW-facturen op te stellen.
Eisen aan een BTW-factuur
Een BTW-factuur moet voldoen aan specifieke eisen. Je moet bepaalde gegevens vermelden om aan de regelgeving van de Belastingdienst te voldoen.
Vereiste gegevens op de factuur
Een factuur met BTW moet aan specifieke eisen voldoen. Zonder deze gegevens is de factuur ongeldig. Hier zijn de vereiste gegevens op een BTW-factuur:
- Naam en adres van beide partijen: Je moet de naam en het adres van zowel jouw bedrijf als dat van de klant vermelden.
- BTW-nummer van beide partijen: Het BTW-nummer van jouw bedrijf is verplicht. Moet het BTW-nummer van de klant op de factuur? Ja, als je zaken doet met andere bedrijven.
- Factuurnummer: Voor elke factuur moet een uniek nummer worden gebruikt.
- Factuurdatum: De datum waarop de factuur is opgesteld, moet duidelijk vermeld worden.
- Omschrijving van geleverde goederen of diensten: Beschrijf kort maar duidelijk wat er geleverd of uitgevoerd is.
- Datum van levering of dienstprestatie: Dit kan soms afwijken van de factuurdatum.
- Prijs per eenheid exclusief BTW: Geef aan hoeveel elk artikel of dienst kost zonder BTW erbij gerekend.
- Totaalbedrag exclusief BTW en te betalen BTW-bedrag: Bereken eerst het totaalbedrag zonder belasting toegevoegde waarde, gevolgd door het exacte bedrag aan BTW dat in rekening wordt gebracht.
- Het toepasselijke BTW-tarief: Vermeld welk tarief (21%, 9%, 0%) wordt gebruikt voor elke soort product of dienst.
Al deze gegevens zorgen ervoor dat je facturatie met btw voldoet aan fiscale regels en transparant is naar je klanten toe.
Factuurvereisten voor verschillende handelssituaties
Na het bespreken van de vereiste gegevens op een factuur, is het belangrijk om te weten welke factuurvereisten gelden voor verschillende handelssituaties. Elke situatie heeft namelijk specifieke eisen.
- Binnenlandse verkoop aan particulieren
- Vermeld alle standaardinformatie, zoals naam en adres van jouw bedrijf.
- Voeg een uniek factuurnummer toe.
- BTW-nummer opgenomen bij verkopen boven €100.
- Verkoop aan bedrijven binnen de EU
- Noteer jouw eigen en het BTW-nummer van de klant.
- Gebruik de verleggingsregeling indien nodig.
- Valideer het BTW-nummer via VIES om fouten te voorkomen.
- Export buiten de EU
- Factuur zonder BTW mogelijk, mits je voldoet aan uitvoerdocumentatie.
- Bewaar alle exportdocumenten goed voor belastingcontrole.
- Levering met verlegging bij binnenlandse transacties
- Duidelijk vermelden “BTW verlegd” op de factuur.
- Beide partijen moeten geregistreerd zijn als ondernemers bij de Belastingdienst.
- Facturen voor diensten in plaats van goederen
- Omschrijf duidelijk welke dienst geleverd is.
- Verschillende BTW-tarieven kunnen gelden afhankelijk van soort dienst.
- Specificaties voor rechtspersonen (NV’s)
– NV’s moeten naast hun Kamer van Koophandel (KvK) nummer ook hun statutaire naam noteren.
– Factureren inclusief btw met duidelijk vermelde tarieven en bedragen is verplicht.
- Zonnepanelen verkopen en installeren
– Afzonderlijk vermelden van levering en installatiekosten.
– Eventuele subsidieregelingen of belastingkortingen moeten duidelijk worden vermeld.
Gebruik tools zoals MijnFactuurProgramma.nl om dit proces eenvoudiger te maken en te voldoen aan alle wettelijke eisen moeiteloos mogelijk te maken, bijvoorbeeld door snel een factuur inclusief btw te genereren die automatisch berekend wordt volgens opgegeven tarieven. Dit geeft je controle over je facturatieproces in elke situatie.
BTW berekenen en factureren
Bereken het BTW bedrag door het juiste tarief toe te passen op het totaalbedrag van de diensten of producten. Zorg ervoor dat de omzetbelasting correct is vermeld op de factuur, zodat je geen problemen krijgt met de belastingaangifte.
Toepassen van verschillende BTW-tarieven
Bij het toepassen van verschillende BTW-tarieven is het belangrijk om te weten welke tarieven van toepassing zijn op verschillende producten en diensten.
| BTW-tarief | Toepassing | Voorbeelden |
|---|---|---|
| 0% | Vrijstellingen | Export van goederen buiten de EU, medische diensten |
| 9% | Verlaagde tarief | Levensmiddelen, geneesmiddelen, boeken |
| 21% | Algemeen tarief | Elektronica, kleding, meubels |
Voor je facturering moet je het juiste tarief toepassen. Controleer altijd of je product of dienst onder een specifiek tarief valt. Zorg ervoor dat je facturen correct zijn, zodat er geen fouten ontstaan bij het berekenen van BTW.
Berekening van BTW voor diensten en producten
Bereken eerst het totale bedrag exclusief BTW. Gebruik daarvoor de eenheidsprijs en vermenigvuldig deze met het aantal geleverde producten of diensten. Vervolgens bepaal je welk BTW-tarief van toepassing is: 21%, 9% of 0%.
Vermenigvuldig het totaalbedrag met het juiste percentage. Bijvoorbeeld, bij een totaal van €1000 en een tarief van 21%, is de BTW €210.
Tel nu de BTW bij het oorspronkelijke totaal op. Zo krijg je het bedrag inclusief BTW. Voor onze eerdere berekening betekent dit €1000 + €210 = €1210. Zorg ervoor dat je duidelijk op de factuur vermeldt welk deel BTW is en welk deel niet.
Dit is essentieel voor een correcte facturatie van BTW. Kijk verder naar uitzonderingen op de BTW-plicht om te weten wanneer je geen BTW in rekening hoeft te brengen.
Uitzonderingen op de BTW-plicht
Bepaalde diensten en producten zijn vrijgesteld van BTW, zoals medische zorg en onderwijs. Bij factureren zonder BTW moet je duidelijke vermeldingen maken op de factuur.
Factureren zonder BTW in specifieke gevallen
Je kunt soms factureren zonder BTW. Dit geldt bijvoorbeeld voor kleine ondernemers met een omzet onder de €20.000 per jaar. Zij vallen onder de kleineondernemersregeling (KOR). Een andere situatie is wanneer je zakendoet met bedrijven buiten de EU.
Dan hoef je geen BTW te rekenen.
Ook bepaalde diensten en goederen zijn vrijgesteld van BTW. Denk aan medische diensten of onderwijsdiensten. Soms is het ingewikkeld om te weten wanneer je wel of geen BTW moet rekenen.
Controleer daarom altijd goed of jouw situatie onder een uitzondering valt.
Herinneringen en aanmaningen voor facturen
Verstuur een herinnering zodra de vervaldatum van de factuur is verstreken. Deze eerste herinnering hoeft niet dreigend te zijn. Houd de toon vriendelijk en vermeld duidelijk de betalingsgegevens en het openstaande bedrag.
Na twee weken zonder betaling, stuur je een aanmaning. Dit bericht moet zakelijker zijn. Voeg een duidelijke deadline toe voor betaling en informeer over eventuele extra kosten bij verdere vertraging.
Gebruik altijd correcte gegevens op de factuur om misverstanden te voorkomen.
Conclusie
Met de juiste kennis maak je foutloze BTW-facturen. MyInvoiceProgram.nl biedt handige tools om dit proces te vergemakkelijken. Je kunt snel en efficiënt facturen opstellen die voldoen aan alle regels.
Probeer vandaag nog MijnFactuurProgramma.nl en merk het verschil. Tijd besparen en professioneel factureren is nu binnen handbereik.
Veelgestelde Vragen
1. Wat is een btw-factuur?
Een btw-factuur is een factuur waarop de btw duidelijk wordt vermeld. Deze moet voldoen aan bepaalde eisen zoals het vermelden van het btw-nummer van de leverancier en de klant.
2. Moet het btw-nummer van de klant op de factuur staan?
Ja, bij facturen voor zakelijke klanten moet het btw-nummer van de klant op de factuur staan. Dit is belangrijk voor correcte btw-facturatie.
3. Hoe bereken ik de btw op een factuur?
De btw wordt berekend door het toepasselijke btw-tarief toe te passen op het bedrag exclusief btw. Dit bedrag wordt vervolgens toegevoegd aan het totaalbedrag op de factuur.
4. Zijn er uitzonderingen waarbij geen btw op de factuur hoeft te staan?
Ja, er zijn uitzonderingen zoals bij bepaalde diensten aan klanten buiten de EU of wanneer u als zzp’er gebruikmaakt van de kleineondernemersregeling in een aangiftetijdvak.
